Business rental
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L’endroit le plus sûr pour les documents professionnels.

Location d’un coffre-fort à des fins professionnelles.

Des documents professionnels à des actes notariés, en passant par des pièces de monnaie de valeur et des papiers importants : différentes entreprises font confiance à CitySafes pour garder en toute sécurité leurs documents importants et objets de valeur. Chez CitySafes, nous nous concentrons jour et nuit sur les normes de sécurité les plus élevées et sur un service personnalisé afin de garantir la sécurité de vos objets de valeur. Plus de 150 000 clients satisfaits le confirment, en nous attribuant une note de 9,2.

Location à des fins professionnelles.

Pour conclure un contrat professionnel, nous avons besoin de quelques informations de votre part. Afin d’assurer le déroulement minutieux et fluide de votre rendez-vous dans la filiale, nous vous prions d’envoyer au préalable les documents nécessaires à l’adresse e-mail compliance.be@citysafes.com :

  • Un extrait BCE certifié et datant de moins de trois mois. Il est important que votre nom y figure comme administrateur. Si d’autres organisations y sont mentionnées, nous avons également besoin d’un extrait BCE pour celles-ci, sur lequel la personne physique est indiquée.
  • Nous souhaitons également recevoir la déclaration relative au(x) bénéficiaire(s) effectif(s), complétée et signée. Dans ce formulaire, vous indiquez qui est ou sont le ou les bénéficiaires effectifs (UBO – Ultimate Beneficial Owners) de votre entreprise, quelles sont les activités de celle-ci et comment vous utiliserez le coffre-fort dans le cadre de ces activités.

Dès que nous aurons reçu ces documents, nous vous contacterons pour fixer un rendez-vous dans notre filiale. N’oubliez pas d’apporter ce qui suit à votre rendez-vous :

  • Une pièce d’identité valide (passeport ou carte d’identité)
  • Votre carte bancaire professionnelle
  • Votre numéro de TVA

Bénéficiaire effectif (UBO).

La déclaration UBO nous permet d’avoir un aperçu des personnes qui détiennent une participation de 25 % ou plus dans votre entreprise. Cette participation peut se présenter sous la forme d’actions ou de droits de vote pour révoquer ou nommer l’organe de direction ou de surveillance. Selon la forme de votre organisation, il peut s’agir de personnes différentes.

Que devez-vous indiquer selon votre organisation ?

Entreprise individuelle ? Vous êtes partie prenante à 100%. Complétez vos données personnelles, signez la déclaration et renvoyez-la-nous.

SNC ou SC ? Il y a plusieurs parties intéressées. Complétez dans la déclaration les données personnelles de toutes les personnes ayant un intérêt de 25% ou plus. Faites signer la déclaration par au moins un des partenaires/associés gérants et renvoyez-nous la déclaration.

SRL, SA ou coopérative ? Indiquez dans la déclaration les données personnelles de toutes les personnes ayant un intérêt de 25 % ou plus. Signez la déclaration et renvoyez-la-nous. La signature d’un seul bénéficiaire effectif est suffisante.

Association ou fondation ? Votre association ou fondation n’a-t-elle pas de propriétaire(s) effectif(s) ayant une participation de 25 % ou plus, mais seulement des administrateurs ? Vous devez alors déclarer ces administrateurs comme étant les bénéficiaires effectifs. La signature d’un des administrateurs est suffisante.

Organisme gouvernemental ou institution financière réglementée ? Il n’est pas nécessaire de préciser le(s) bénéficiaire(s) effectif(s). L’organisation est supervisée par le gouvernement ou les régulateurs belges. Signez la déclaration et renvoyez-la-nous.

Détermination du pourcentage d’intérêts.

Nous vous demandons de remplir le pourcentage d’intérêts direct et indirect. L’intérêt direct signifie qu’une personne physique est actionnaire de votre société ou dispose elle-même des droits de vote pour nommer ou révoquer l’organe de gestion ou de surveillance de votre société. Un intérêt indirect signifie qu’une personne physique, par l’intermédiaire d’une autre organisation, a un tel intérêt dans votre entreprise. Nous fournissons ci-dessous quelques exemples :

Exemple 1 : votre organisation compte trois parties prenantes. Deux parties prenantes finales détiennent chacune 40% des actions en tant que personnes physiques. La troisième personne possède 20 % des actions en tant que personne physique. La troisième personne n’est pas un UBO parce que son pourcentage d’intérêt est inférieur au seuil de 25 %. Vous ne remplissez sur la déclaration que les coordonnées de la première et de la deuxième personne, car elles ont toutes deux un intérêt direct de plus de 25%.
Exemple 2 : votre organisation fait partie d’une société holding ou d’une fondation. La société holding détient 100% (en actifs) de votre organisation. Votre entreprise fait-elle partie de plusieurs holdings ou fondations ? Nous devons être informés des personnes physiques ayant les intérêts « les plus élevés », ou « les plus hauts dans l’arbre organisationnel » de votre organisation. Dans cet exemple, les deux parties prenantes ont un intérêt indirect de 50%.
Exemple 3 : deux fondations ou sociétés holding détiennent toutes deux 50 % des parts de votre entreprise. Deux parties prenantes ultimes de la holding X détiennent chacune 50 % des intérêts de la holding X. Ces deux personnes ont donc chacune une participation de 25 % dans votre société.
Dans la holding Y, la première personne détient 75 % des actions de la holding Y et la deuxième personne en détient 25 %. Cela signifie que la première personne de la holding Y a un intérêt indirect de 37,5 % (50 % × 75 % = 37,5 %) dans votre entreprise. La deuxième personne de la holding Y détient également une participation indirecte de 12,5 % dans votre société. Ce chiffre est inférieur au seuil de 25 %. Vous ne notez donc sur la déclaration que les personnes une et deux de l’exploitation X et la personne une de l’exploitation Y.

 

Activités commerciales et objectif du coffre-fort.

Dans la « déclaration d’activités », vous devez décrire les activités de votre entreprise et la manière dont vous utiliserez le coffre-fort pour soutenir ces activités. Nous donnons quelques exemples ci-dessous.

Vous possédez une étude notariale : le travail de mon étude consiste à préparer des actes notariés, tels que des actes d’hypothèque, et à enregistrer des testaments. Pour les clients qui le désirent, nous conservons pour eux une copie de l’acte. Nous conservons ces copies en toute sécurité dans un coffre-fort chez CitySafes.

Vous avez un commerce automobile : nous achetons et vendons des voitures. Pour éviter le vol des voitures en notre possession, nous conservons en tout temps les papiers de ces voitures dans un coffre chez CitySafes.

Vous traitez des pièces de valeur : nous achetons des pièces de valeur auprès d’un réseau de monnayeurs et les revendons aux particuliers. Nous ne voulons pas laisser ces pièces dans nos locaux, car nous avons déjà été cambriolés. Par conséquent, nous voulons stocker les pièces que nous avons en stock dans un coffre-fort chez CitySafes.

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